Истребование документов

Консульский отдел Посольства предоставляет гражданам России и других стран государственную услугу по истребованию из России личных документов.

Подробная информация о нормативной базе, а также ответы на частые вопросы размещены на Консульском информационном портале www.kdmid.ru в разделе «Консульские функции за рубежом» – «Истребование документов».

Напоминаем о необходимости предъявления при обращении в консульский отдел оригинала своего заграничного паспорта, а также внутреннего паспорта (при наличии).

Не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.

Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.

Для получения услуги необходимо предъявить в Консульский отдел Посольства следующие документы:

1. Заявление установленного образца:

Шаблон (приложение №1)

Заявление может быть заполнено при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета.

Не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств.

Заявление по истребованию документа подается заявителем в российское консульское учреждение, как правило, лично. Одновременно предъявляется документ, удостоверяющий личность (паспорт), а также документы, подтверждающие родство или представительство (при истребовании документа родителями или лицами их заменяющими, в отношении несовершеннолетних детей, а также родственников умершего).

В случае невозможности личной явки в российское консульское учреждение целесообразно подавать документы через представителя, действующего на основании нотариально удостоверенной доверенности.

За истребование документов взыскивается консульский сбор и сбор в счет возмещения фактических расходов согласно установленному тарифу.

2. К заявлению прилагаются все имеющиеся материалы, в которых содержатся дополнительные сведения об истребуемом документе.

3. Квитанция об оплате консульского сбора и сбора в счет фактических расходов.

4. Копия паспорта.

5. Копия документа, подтверждающего родство или представительство (при истребовании документа родителями или лицами, их заменяющими, в отношении несовершеннолетних детей, а также родственниками умершего).

6. Доверенность, удостоверенную в установленном порядке (при истребовании документа иным лицом, действующим от имени лица, имеющего право на получение документов).

Отказ в приеме документов:

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

1. Заявление об истребовании документа не поддается прочтению.
2. Отсутствуют данные об истребуемом документе, предусмотренные в заявлении об истребовании документа.
3. Отсутствует документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов.
4. Непредставление документов, предусмотренных пунктами 16 и 17 Административного регламента.

Сроки предоставления государственной услуги:

Срок предоставления государственной услуги при истребовании российским консульским учреждением документов из Российской Федерации, с учетом обращения в соответствующие архивные органы Российской Федерации, не должен превышать 4-х месяцев со дня регистрации в Департаменте МИД России, Департаменте Минюста России всех надлежащим образом оформленных документов.

Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, - 15 рабочих дней со дня поступления в консульское учреждение.

Справка об отсутствии судимости

Наиболее распространены случаи обращения российских граждан по вопросам оформления справок об отсутствии судимости. В этой связи обращаем внимание на следующее:

Для получения справки об отсутствии судимости необходимо заполнить заявление с приложением к нему копий заграничного и внутреннего паспортов.

Срок ожидания ответа – в среднем две недели. Справка может быть выдана Консульским отделом на русском или английском языке.

Об особенностях истребования свидетельства о расторжении брака

В случае если государственная регистрация расторжения брака была произведена без Вас, т.е. запись акта о расторжении брака в отношении Вас не составлялась, истребовать повторное свидетельство о расторжении брака не представляется возможным. Вам следует оформить первичное свидетельство о расторжении брака.

В соответствии с пунктом 1 статьи 35 Федерального закона от 15.11.1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», если один из бывших супругов зарегистрировал расторжение брака в органе записи актов гражданского состояния, а другой бывший супруг обращается в орган записи актов гражданского состояния позже, сведения об этом бывшем супруге вносятся в ранее произведенную запись акта о расторжении брака органом записи актов гражданского состояния по месту хранения ранее произведенной записи акта о расторжении брака на бумажном носителе. Свидетельство о расторжении брака выдается органом ЗАГС по месту обращения заявителя.

Если Вы не может лично обратиться в орган ЗАГС, заявление о дополнении записи акта о расторжении брака вправе подать иное лицо при представлении доверенности, удостоверенной нотариально (в том числе консульским учреждением за пределами территории Российской Федерации).

При оформлении доверенности на представление интересов в органе ЗАГС обращаем Ваше внимание на необходимость конкретизации в оформляемом нотариальном документе той фамилии, которую Вам следует присвоить после регистрации расторжения брака.

Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона № 143-ФЗ государственная регистрация актов гражданского состояния (в том числе дополнение ранее составленной записи акта о расторжении брака сведениями о другом бывшем супруге) производится любым органом ЗАГС на территории Российской Федерации по выбору заявителя.

О порядке истребования повторных документов о высшем образовании и о квалификации

Согласно п. 33 Приказа Минобрнауки России от 27 июля 2021 г. №670 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации, приложений к ним и их дубликатов» дубликат диплома выдается в следующих случаях:

• в случае утраты или порчи диплома и (или) приложения к нему либо утраты или порчи дубликата;
• в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа;
• в случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома.

При этом в случае порчи диплома, а также изменения личных данных обладателя диплома при выдаче дубликата диплома изымается имеющийся диплом. Кроме того, при оформлении дубликата первоначальный диплом утрачивает свою силу.   

Важно! Проставление апостиля на дубликате диплома при истребовании документа не представляется возможным ввиду отсутствия соответствующих полномочий у образовательных организаций.